外資の会議や英語で会議などを行うと、会議の内容を文書として残す必要があります。
ですが、文書化って結構手間がかかるんですよね。会議中はICレコーダーなどで音声録音することで記録としては残るんですが、法的拘束力のある企業の取締役会議事録などは、文書での記録の備蓄が求められています。
この記事では、英語の議事録を作成する際のフォーマット・必須情報・よく使われる表現などについて解説しています。
目次
外資の議事録 Minutes とは
「会議の討議内容をテキスト化した文書」と定義づけられています。
会議中に討議された内容をテキスト化することで、参加出来なかった参加者に討議内容を共有化したり、決定事項の再確認のため利用したりします。
Minutes なぜ重要
冒頭でも触れましたが、討議内容を文書化することで、短時間で討議内容が再確認できます。
会議の不参加者への情報共有であったり、決定事項と未決定事項などの再確認。責任主体を文書化することで、不測の事態での対応主体を明確にすることが可能となります。
議事録は会議中の目撃情報の文書化で過去の情報を備蓄することが目的ではなくて、次に進むための詳細地図です。従って、詳細地図は繋ぎあわせていきながら全体像に迫るので、特に否決事項などは次回再討議する場合など、誰がどのような理由で否決したのかを明確化した文書を元に再討議します。
外資のMinutesの作成ルール
議事録は法的拘束力のあるものもある。（企業の取締役会議事録など）
形式は企業によって様々なので、従来の形式フォーマットを踏襲することが無難。ただし、企業の取締役会などの議事録では定足数の明記などの構成要件には留意する。
会議事態が長時間化するので、要点を効率よく記載する。小説を書くのではないので、端的に記載。
常に中立的な語調（トーン）で記載する。
討議内容の重要性はあなたが判断しない。
実際会議で参加者がなんらかの口頭表現しても記載する際は不要。
【例】議案#1の採決後
参加者Aの発言：”It’s a bullshit. I’m going to reject.”
議事録：Agenda #1 Rejector ; A.
炎上や混乱を招く表記は避ける。
配布資料からの文言引用は不要。→ Quoted from doc.#5（などのように表記）
参加不参加の氏名表記は姓名＋役職表記
発言時表記などでは、最初に表示する際は姓名順で表記するが、2回目以降は名前のイニシャル＋姓で記載。
英語の議事録 Minutesの作成
英語の議事録を作成する場合、手順を押さえれば作成は難しくはありません。重要点ごとに解説していきます。
事前準備
主催者である議事進行係と事前に打ち合わせする。
・議案・参加者別特性（もし分かれば、よく喋る・聞き取りにくい）
・配布物の確認
・録音
・ー
会議中の注意点
会議の主催者である議事進行係と密接に連携しながら議事録を取ることをオススメ。つまり、議長的な視点も必要ということ。よくあるのは、討議はすrが、採決せずに次の討議に移る場合が案外多いです。議案が最終的に決定したのか否決されたのかなどを常に議長以上に注意深く傾聴する必要があります。
議長も気づかずに、次の議案への討議に移行する場合は、一度、討議を止めて、明確化する必要が議事録係に求められます。
→ Let me interrupt you for a moment. Have we decided to move forward with the agenda ?
否決された場合は否決者とその理由も追記。
議事録の記載する・しない
This is on the record.→これは記載される。
I want this to be off record.→発言は記載して欲しくない。
運用：上の英語のセンテンスの前後に記載して欲しくない内容を発言する。
英文議事録 Minutes の内容・構成
日時・場所・開催時間を表記する場合もある
参加者（参加予定者と実際の参加者）
配布資料（デジタル化の上、添付）
前回から持ち越された未討議未採決議案
前回の議事録の承認や修正などの報告（もしあれば）
今回の議案
今回の議案に対する
決定事項（賛成者・理由）
否決事項（反対者・理由）
未採決事項
次の段階（Next Step）
今回の議案で延期持ち越し議案
新規議案（New Business）
次回会議の開催日時
会議の終了時間
議事録執筆者・承認者
取締役会議事録の場合の追加項目
Board of Directors Meeting
会議中に議案にない発動動議
決定・否決（発動者・賛成者・反対者・理由）
英語の議事録でよく使われる 単語や表現フレーズ
英語の議事録は研究レポートでもエッセーではないので、討議された内容を端的に表現書き留めていけばいいです。
Action Required：要対応
No action Required：対応不要
No decision reached：（討議したが）決定に至らず
No consensus reached：合意せず
Voted held：投票する
Follow-up required：フォローアップが必要
Stakeholders invovled：利害関係者が含まれる
Deferred to ヒト：ヒトに従う
Deferred to 期日：（期日まで）延期する
Deferred for （a week）：（１週間）延期する
Decision postponed：決定延期
Pushed to the next meeting：次の会議に持ち越し
Put off：延期する
Vote: 10 in favor, 0 opposed, 0 abstained：採決：１０賛成；０反対；０棄権
Resolved: Motion carried：決議結果：動議は可決
Resolved: Motion carried：決議結果：動議は否決
Amendment：修正
Expressed：”言った”
Proposed：”提案した” 公式感が ”suggest”に比べて高い
Suggested：”提案する” 非公式感が ”propose”に比べて高い
Offer：”提案” 互いに利害関係が相対する主体に対価を含めた提案を行う場合に使用
英文一般会議議事録 サンプル
Date and Time of the meeting：
Location of the meeting：
Attendees：
Absentees：
Distributed Materials：
Previous Minutes Acceptance & Amendments：If any
Agenda：List of Agenda
- Agenda #1 Describe discussed issues. decisions made, detail vote result and next steps（List goes here in format: action item, responsible person, date）.
- Agenda #2 Describe discussed issues. decisions made, detail vote result and next steps（List goes here in format: action item, responsible person, date）.
- Agenda #3 Describe discussed issues. decisions made, detail vote result and next steps（List goes here in format: action item, responsible person, date）.
New Business：
- New Business #1:Name of person initiated.Describe discussed issues. decisions made, detail vote result and next steps（List goes here in format: action item, responsible person, date）.
Adjourn：
Minutes Prepared：
Minutes Approved：
英文取締役議事録 サンプル
Date & Location of the meeting：
Present：Name should be described as First and Last Name
Absent：Name should be described as First and Last Name
Presence of Quorum
Call to Order / Opening Remarks
Approval of Previous Minutes
Additions to the Agenda
Approval of the Agenda
Business from the Previous Meeting
ITEM # 1 To Be Discussed
- Put a summary of the discussion around the topic
- If any motions were made, put the information here
- If further information is needed, put follow-ups, names, and a target date here
ITEM # 2 To Be Discussed
- Any other items
Additions to the Agenda
- Any added agenda Item, including a summary of the discussions around this item
- If any motions were made, put information here
- If further information is needed, put follow-ups, names, and a target date here
Adjournment
- Time the meeting was adjourned
Next Meeting（Date）
オススメの英文議事録 無料テンプレサイト
google.docやMicrosoft Wordテンプレなどサードパーティの無料テンプレが豊富に紹介されています。
特に、企業の取締役会などの公式議事録や非公式のプライベートな会議の議事録までフォーマットを選択できるのがポイント。
Agendaの配布用資料のフォーマットも用紙されているので、会議に関する資料はこのサイトで間に合います。
外資PONGのMinutesまとめ
外資では、質問の仕方や議事録の文書を見ればそのヒトの英語力は瞬時に判別できます。
将来、幹部になれる人材かどうか。給与水準まで予想できます。
キャリアアップしたければ、そのときそのときで英語力を磨くことをオススメします。
議事録で求められる技術は”端的表現”。無駄を省き、事実のみをそのまま表現表示する技術。
概略が理解できれば、英語の表現力を身に付けることをオススメします。
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