Business Communication

【外資の英語】外人の部下にタスク依頼するときに使うと便利な英語表現

delegate_task_eyecatch

外人を部下にもつ場合、選ぶ言葉により関係性がギクシャクすることがあります。

この記事では、端的に、外人の部下に仕事・タスクを依頼するときの手順と円滑に進めるための英語の表現フレーズを紹介。

 

タスク依頼の手順

delegate_task

外人でも日本人でもタスクを依頼するときのフローと注意点は同じ。

【手順】

  1.  タスクの依頼
  2.  タスク内容の詳細説明
  3.  (部下による)処理
  4.  成果物の納品

ここで各ステップごとの注意点を解説します。

① 社内タスクは “依頼” するもの “命令” ではない

感覚としては、”Command(命令)” → ” Ask(依頼)”

注意点は “命令” ではなく、“依頼” である

昭和リーマンの上司部下の関係はどちらかというと、アメリカの軍のようなもの。命令系統が明確なので部下は受諾以外にない。

令和リーマンでは業務関係は全く異次元。命令系フレーズは禁句。

<1>→<4>にかけて命令から依頼の形態に変わっていく。

「〜までにやれ!」→ 「 〜 までにやってもらえる?」

<1> Do this by 〜 !

<2> I want you to do this by 〜 ! 

<3> Can you do this by 〜?

<4> Can I have this done by 〜?

使用する英語表現としては受動態で依頼するケースもある。

タスク依頼の注意点

部下の現状のタスク状況を確認

上司の必須スキルのひとつに、部下の優先順位の再順位化技術がある

部下が今やっているタスクとこれから依頼したいタスクが被る場合の対応技術

What can you reprioritize to make this happen ?

NGフレーズ

(依頼)

(A)I know you’re working on something else, but I need you to do this right away.

(B)I know you’ve never done this before, but you can do it.

(C)This is an easy task, anyone can do it.

(金曜日の午後や上司が出張に出かける直前)

(D)I want you to complete this by the time I’m back from my business trip.

上記2センテンスのNG理由は、部下にとって、途中確認できないことが挙げられる。 

(納品後)

(E)This is not what I asked.

(F)You should have shown it to me before the deadline.

(G)Don’t make your own decisions. You should have asked me.

NGフレーズの言い換え

(A)We need to reprioritize your current task, can you pace this task in  line ahead of your current task ?

(和A)現在のタスクの優先順位を変更する必要があります。現在のタスクより先にこのタスクに着手できますか?

(B)This one maybe a new challenge, but it is an important skill for your future career. Let me show you how to do it.

(和B)これは新しい挑戦かもしれないが、あなたの将来のキャリアにとって重要なスキルです。やり方を教えましょう。

(C)This is an important task, that’s why I’ve appointed you.

(和C)これは、重要なタスクなので、あなたにお願いした。

(D)I’ll be checking my email periodically, if in case you come across with any inquiries or clarification, simply send it to me.

(和D)定期的にメールは確認しているので、不明な点や説明が必要な箇所がれば、メールしてください。

(E)My apology, I may have mislead you. Here let me show you what exactly I wanted you to do.

(和E)申し訳ない、私の指示があなたを誤解させているかもしれません。なにをやって欲しいのか説明しましょう。

(F)Let’s have a quick meeting before the ultimate deadline.

(和F)最終期限の前にミーティングをしましょう。

(G)Here’s the outline of our job spec of each team member and their respective responsibility. So that you know what decisions you can make.

(和G)チームメンバーの職務と責任範囲を再度確認しましょう。そうすれば、どのような決定権があるのかがわかります。

② タスク内容を詳しく伝え理解させる

相手があなたの指示を明確に理解していないことを前提とする

線引きは明確にする。

依頼した仕事で、含めるべき事案と含めなくてもよい事案などは明確に伝える必要がある

→ What to do, what not to do. 

必ず、重要性も合わせて伝える

→ What to do, what not to do. + Reason

(和H)…は必須だが〜は不要。理由は・・・。

(英H−1)I want yourself to include …, but not 〜. The reason behind this is because ・・・.

(英H-2)You need not include 〜, but ….  The reason behind this is because ・・・.

詳細に指示しないとわからない相手には

(英H−3)You need not include 〜, but I definitely want you to include …. The reason is because ・・・.

③ 指示後は原則任せる

タスク処理の方法や進め方まで口出しすると、マイクロマネージメントしていると思われ、生産性が著しく下がります。

このときにポイントは2つ

外資のタスク依頼の注意点は入り口と出口をそれぞれ明確に伝える。

(1):入り口(依頼時の)タスク内容

(2):出口 納品時成果物の品質(場合によっては噛み砕いて)

ただし、

フォーマットなどの形式があれば、明示してあげる。

アプリなどの使用方法が不明な場合は説明してあげる

(英1)Let me show you how to format it.

(和1)フォーマットの仕方を教えてあげる。

(英2)Let me show how to use this application.

(和2)このアプリの使い方を教えてあげる。

④ 相手の返事を待つ

冒頭でも言ったが、命令ではなくてタスクの依頼であるので、相手からの返事を必ず聴く会話形式での依頼にすることを忘れずに。

タスクを依頼したら、相手の回答を必ず確認。

重要なことは、相手がタスク内容・納品の成果物の品質レベルなどを明確に理解できているかどうか。

処理方法や進め方は本人に任せる。

外資の英語PONGのまとめ

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外資を避けたキャリアアップはありません。また、勝ち続けた日本企業もそこにはありません。

中小企業でも海外に進出しないと経済活動できない時代、外人の部下を自由に操るスキルが必須。

日本的な、「これ、やっておけよ!」は通じない。重要なポイントは正確な生産性を上げる事。

効率性や成果物のミスを防ぐためにも、正しい英語フレーズでタスク依頼することがオススメ!

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