外資の職場

外資の予算未達・結果が出なかったときの正しい報告手順 英文例付き

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外資は結果がすべて。結果が出なければ退場。

予算未達・結果が出せなくても上司・会社には報告する必要はある。

このとき、どのように報告するのか?正しい報告の仕方はあるのか?

できれば、解雇は避けたい。

Gayle Brown
Gayle Brown
パンデミックでこの一年思うように成果は出せなかった。
Jonathan silver
Jonathan silver
予算未達は自分ひとりだけじゃない。
Gabriella Black
Gabriella Black
解雇はどういうわけか自分だけ!

この記事では、予算未達・結果が出せなかったときの正しい報告の仕方を解説します。

ぜひ、次の年に成果を出す余地を残す工夫のある報告の仕方を覚えて頂ければ嬉しいです。

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【外資の職場】結果が出なかったときの正しい報告方法

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予算未達・結果が出せなかったということは、かなり会社側にとって “Bad News” です。

場合によっては、解雇或いは他の部署への移動を求められかもしれません。

ですので、報告前の事前準備として、解雇前提の転職活動をするためにレジュメのアップデートをオススメします。

同時に、他の部署への異動を求められた際に、あなたのスキルを再度見直しをします。

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レジュメのアップデート

レジュメをアップデートする際に、いまのあなたのスキルに需要があるのかどうかを転職サイトなどで確認します。

なければ、即アップスキルを始めましょう。

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社内の異動先の候補選定

いまのあなたのスキルは現在所属している部署に求められているスキルレベルを満たしていない可能性があります。

あなたのスキルが活かせると思う部署を洗い出しておきます。

希望が必ず叶うとは限りませんが、少なくとも、上司との予算未達・結果が出せなかったときの報告ミーティング時に場合によっては上司からこの点を聞かれるかもしれません。

準備は早めにします。

上司への報告手順と方法

予算未達_3

上司への報告手順は

  1.  ミーティングの設定
  2.  報告内容の作成(原因と解決策の提示)
  3.  報告終了後の対応

この構成が一般的です。

上司とのミーティングを設定する

設定日時は目標未達しそうだと判明したら速やかに上司に報告すること。

理由は部署年間計画に狂いが生じるなどのネガティブなニュースは速やかに伝えることが外資の鉄則。

その場合、設定日時は午前中がベスト。

ただ、上司のスケジュールに依存するので、午前中が厳しい場合は空いているところで設定。

[jin_icon_info color=”#e9546b” size=”26px”] 参考情報:比較的軽微な問題で上司に報告する必要がある場合は昼食後に報告するようにします。

ヒトは空腹時には怒りっぽくなる傾向があり、満腹時には判断力が鈍る傾向があります。

ですので、上司との関係を良好維持するなら、空腹時を避けてミーティングを設定するようにします。

既に、上司との関係が良好であれば、”Luncheon Meeting” もOK。

ミーティングの設定依頼 メール編

 英文例

stephen purple
stephen purple

Hi Boss(上司の名前),

I’ve been in my current position for the past ______ months, it’s the first time

I have to have my tough conversation with you.

Would you please set a time for me to have a meeting with yourself ?

Hopefully earlier the better.

 いまの仕事について___ヶ月経ちます。あなたとはじめて難しい会話をしなければなりません。

ミーティングのための時間を設定してもらえないでしょうか?

早い方がいいです。

ミーティングの設定依頼 口頭編

 英文例

stephen purple
stephen purple

上司の名前、I have some bad news for you.

Would it possible to talk sometime today ?

 よくない話があります。

今日お時間ありますでしょうか?

説明時の注意点

何をどう説明するかがポイントで、やってはいけないことは2つ。

  1.  真摯に謝罪する
  2.  目標未達であることの報告
  3.  原因・解決策を必ず提示
  4.  言い訳はしない
  5.  会話のオーナーシップは維持する

(1)真摯に謝る:計画未達に対して素直に謝る。

会社側はあなたのパフォーマンスに期待して高給で採用しています。

[jin_icon_info color=”#e9546b” size=”26px”] ”I’m sorry…”のトーンで終わらない どのようにしたらうまく計画達成できるのかに会話をつなげておく

(2)率直に真摯に目標が未達になる・なりそうである報告をする。

 英文例

stephen purple
stephen purple

I really don’t prefer to have this type of conversation though, it is extremely

important for both the firm and myself.

Seems like I won’t be able to achieve our preset goal this year.

 このような会話はできればしたくないが、会社にとってもわたしにとっても非常に重要なはなしです。

どうやら、予め取り決めた今年の目標を達成できそうにない。

(3)必ず、原因を究明して、対応する解決策を提示する(後述)

(4)言い訳はNG

(5)会話のオーナーシップを維持すること。

 ミーティングでは会話のオーナーシップは必ず維持すること。

会話のオーナーシップを渡してしまうと、その瞬間。

jennifer yellow
jennifer yellow
なんで、気づかなかった?
jennifer yellow
jennifer yellow
なんで、…?
jennifer yellow
jennifer yellow
なんで、…?
jennifer yellow
jennifer yellow
なんで、…?

このように、なんで?・なんで?病が始まります。

ですので、決してミーティングでは会話のオーナーシップを渡さないようにします。

原因の究明

原因を特定して説明するが紙にまとめるのがオススメ

このとき、重要なポイントは;3つ

【1:手順】

正しい手順や計画で進めていたかどうかの検証。

例:富士登山で予め設定されている登山道を使って頂上を目指していたのか?

正規の登山道から外れて険しい道を一人で登っていたのかでは大きく異なります。

前者の場合で時間内登頂出来なかったのであれば、何が原因であったのかを説明して善処策を追加で説明します。

後者の場合は、そもそも(1)なぜそのルートを設定したのか(2)そのルートが理想的で且つ最短ルートなのかなど補強説明が相当必要になり、上司からもツッコミ満載なミーティングなります。

ですので、この最初の入り口は非常に重要なので冷静に自己分析してください。

【2:ミニ実績と目標達成予兆の連続有無】

いずれのルートの場合も、ルート(計画)に沿って業務(ビジネス活動)を日々行っていて、ミニ結果・ミニ実績が付いてきていたのかどうか。良い意味での先行する目標達成予兆があったのかどうか。いい感じで物事が進んでいたのかどうか。

この点にも着目して説明できるようにする必要があります。

・ミニ結果も良い意味での先行する目標達成予兆もあれば

恐らく時間が解決してくれる可能性が高い。

ですが、方法論に課題あるのかもしれないので、このあと、説明する原因に対する解決策を説明したら、最後に上司の考えを確認する、アドバイスを聞くステップを必ず踏むようにしましょう。

・ミニ結果も良い意味での先行する目標達成予兆もなければ

(1)そもそも、あなたに年間計画を達成するスキルがないのかもしれません。

その場合、スキルを改善しながら伸ばす必要が発生します。

(2)そもそも、いまの業務自体があなたにフィットしていないのかもしれません。その場合は社内でキャリアチェンジを申し出る必要があります。

計画未達成の理由が例えば、明らかにパンデミックが原因でも、絶対にそれを理由にしてはいけない。

あくまでも、パンデミックではなくて、自身の創意工夫に基づく努力が足りなかったと謙虚に説明することがポイント。

 創意工夫したことを思いっきる説明しましょう。ここがあなたに対する評価ポイントとして加算される点です。

 ユニークな創意工夫。

エッ?そこまで考えてやってたの?的な感じのやつね。

Pandemicはマジックワードですべてのことがこの言葉のもとで許されると思っているが、これは、プロの説明にはならない。

【3:上司の視点に立って、原因説明を考える】

計画・予算未達のニュースを上司が聞いた時のリアクションを想像する。

その場合、原因説明でなにを確認したがるのか?この視点で改めて原因説明の回答設計の骨格を作成します。

解決策を提示する

原因究明ができたら、それに対する解決策を説明。

 英文例

例えば、○○が足りなかったのが理由。

Gabriella Green
Gabriella Green

What I need from ○○ perspective in this role is ______, ______, ______.

What I’m not getting is _____.

In order to deliver success(or achieve goal), I need : _____, _____, _____, and _____.

 ○○の視点から、この業務を遂行するうえで、___、___、___が必要です。

私に与えられているのは___だけです。

目標を達成するためには、___、___、___ と ___ が必要です。

[jin_icon_info color=”#e9546b” size=”26px”] ひと通り説明したら、上司に提示した解決策に対する意見を確認する。

この時のポイントは

上司の経験を信頼している・敬意を表していることを相手に伝わるように聞く。

 英文例

Gabriella Green
Gabriella Green

In order not to have this happen again, does this(この“this”はあなたが提示した解決策を指します) make sense to you ?

How else should I handle this ?

 このような状況を二度と起こさないために、この解決策で十分だと思いますか?

ほかに、どのような解決策があるでしょうか。

最後の締めくくりのフレーズ

解決策に関するやりとりが終了したら、次の締めくくりフレーズを必ず言いましょう。

 英文例

jennifer yellow
jennifer yellow
“When I get over this, can I schedule a time to talk with you about the outcome from this and what I can do in the long term to make sure it never happens again.”

 この状況を打破できましたら、このことから学んだことや長期的な視点から二度と起こさないために私ができることをなど話すためのミーティングを再度設定してもらえないでしょうか?

一定の期間経過後に目標が達成できたら、再度上司とのミーティングを設定します。

その際に、今後は頻度の多い上司との定例ミーティング(月1回程度)を設定することがいいでしょう。

あなたは、首の皮一枚でいまつながっています。

ですので、前向きに引き続き会社で仕事を続けていきたい誠意ある姿勢と態度を示しておく必要があります。

上司との関係性維持も重要なポイント。

上司との目標未達報告ミーティング後にあなたがすること

既に解説している通りー

 退職を勧告される可能性があります。

ですので、転職活動を復活させるためにレジュメのアプデを速やかにします。

 場合によっては、退職を勧告ではないが、社内異動を打診される可能性もあります。

その対策として、異動先の候補先部署を事前に検討しておくのもいいかも。

ただし、その希望通りにあるかどうかは不明です。

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外資転職PONGのまとめ

まとめイメージ_image

外資ではキャリア・パスの一定期間成果を出し続けるヒトはいるが、永遠のスパースターはいない。

重要なことは、結果が出せなかった時の対処の仕方。

如何にして次の年に再チャレンジさせてもらえるようにつなぐのか?

これも、あなたのコミュニケーションスキル次第で可能になる。

日頃からの上司や先輩同僚とのコミュニケーションが重要だということに少しでも気付いてもらえたら幸い。

外資は思っているいじょうに日本的な部分があります。

ぜひ、参考にして次年度を迎えてもらえたら嬉しいです。

Stephen Pong

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