Business Communication

【外資の英語メール】絶対に使ってはいけない英単語と英文フレーズ

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外資の会話は口頭で行われる会話とメールなどで行われる静的な会話がある。

共に、クオリティが求められます。

バリューが無い会話は口頭でもメールでも、あなたの評価を下げます。

この記事では、特に外資の英文メールで使用は避けた方が良い英単語と英語フレーズを紹介。

日本人がよく間違うパターンは ー

 無駄で無意味な表現

 曖昧で誤解を生みやすい表現

 相手に二度手間や解釈を考えさせる表現

 不要な感情伝達表現

以上の4つのパターンに分類される

外資のメールで気をつけるルール

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外資は常にクオリティを求められる職場です。

メールで情報伝達したりする場合のクオリティの基準は相手(メールの受信者)の貴重な時間を奪うので、無駄に時間を浪費させないことに気をつける必要がある。

相手がメールを受け取った際に意味・解釈や行動を混乱させる内容のメールを送ることは相手にとっての時間の無駄。

情報は常に明確に伝達することが求められる。

この記事では、幾つかのパターンに分類して代表的な避けた方が良い英語フレーズや英単語を紹介。

最初から無駄で無意味な表現は避ける

 Sincerely yours

 Very truly yours

 メールは手紙と異なり、混同した使用は送信者であるあなたの評価を下げます。

メール本文の末は単純にあなたの名前だけでよい

 I just wanted to reach out …

 “just” は続く動詞(動詞句)の意味を弱めてしまうので使用は好まれない。

 I thought I should reach out …

 メールを送信した段階で既に“reach out”しているので、敢えて使用する必要はない。(上記二文)

 単刀直入に伝えたい内容を伝える

 Sorry to bother you …

 I’m sorry for …

 I apologize for …

Sorryの基本的使用ルールはあなたの行動の結果に対して謝罪が必要な場合に使用する

例:機体のトラブルで飛行機の離陸が遅延。結果、会議に出られなかった。

この場合は、”Sorry…” の使用は間違い。

 メール本文の出だしで”Sorry…” を使用しない。

もし、あなたの行動に起因することで相手に謝罪する必要がある場合は、メールではなくて直接口頭で謝罪を伝えるのが、プロのビジネス・パーソン

それでも、メールなどで謝罪の意を伝えるのであれば ー

 事実関係の報告→どうすればよかったのかなどの改善策・バックアッププランなどの順で記載。

 I’m forwarding this …

 This has been forwarded by …

 I have forwarded …

 Forward は機械的な動作のニュアンスがある。作業行為自体は意志に関係なく行っていることを意味します。

むしろ、

”I’m sending this …” などのように、 ”send” 

に置き換えて表現する→あなたに明確な意志

相手に伝えたい・伝えなければならないという意志のニュアンスが含まれるようになる。

 Very important …

 多用使用のため、重要性が希薄化。使用は避ける。

 Please note …

 Please note that … 

 Please be advised …

 時に、相手に対して上から見下すような心証を与える。

 受信者に注意を促すのであれば→ ”For your reference … ” などが明確でプロフェッショナル使用でベター

 Don’t hesitate to contact me

 Please do not hesitate to contact me

 丁寧に越したことはないが、丁寧すぎるのもNG。

 返信や問い合わせを促すのであれば、連絡方法やあなたが希望する連絡手段を添えればよい

 To be honest with you …

 今さら正直に言われても・・・。普段から本年ベースの情報共有をしていないと解釈される

 Really ?

 この単語をメールで使用すると、送信者と受信者の間が会話形式な意味合いをもち、関係性が友達関係のように誤解されかねない。

 Kindly

 使用は避ける、Please で十分伝わります

 You should …

 上から目線になるので、使用は避けて、I recommend … などを使用する。

 No problem

 Thank you に対する応対表現として使用する場合、なにか、起こした問題に対して「許してあげる」的なニュアンスを相手に与えるので、使用は避けましょう。

 Checking in …

 Just checking in …

 このような表現は避けて、具体的な表現に切り替えて、直接本文表示をする方がベター。

 Basically …

 (副詞)つまり、要するに

 接頭表現は不要。完結に説明しているのであれば、使用は不要。

 Pretty much …

 削除することで文意が変わらないのであれば削除する。

 文意が変わるのであれば、almost, usually に置き換える。

 Correct me if I’m wrong …

 自分が正しく、相手より頭がよいことを意味します。使用は避ける。

曖昧・誤解・ミス・コミュニケーションな表現は避ける

 Let’s touch base …

 ”touch base” の必要がある場合は、連絡方法と日時などの情報を具体的に添える

 Probably

 不安や不透明感を助長しているに過ぎない

 コミュニケーション・エラーを避けるためには、このような単語表現は避けて明確にな意志と意味を伝える

 Try to …

 Trying …

 I’ll try …

 この表現は受信者(相手)には送信者である、あなたに能力がないことを伝えています

 できないのであれば、なぜできないのかの情報と同時にどうやってできるようにすることができるのかの情報の両方を添える

 I think…

 あなたに自信がないように聞こえる・解釈されます。

 使用は避けて、明確に何をどう考えているのかを伝える

 stuff

 thing

 kind of

 対応する単語が思い当たらない場合などに使用される。ミス・コミュニケーションや誤解を避けるためにも使用は避ける。

 思い当たらない場合は具体的な説明文を用いいるのがベター。

相手に解釈を考えさせる表現は避ける

 quite

 この単語の意味は広範囲すぎる

全く:completely

完全には…ではない(部分否定)

かなり・とても:considerably

 使用法を間違えると伝わる意味も変わるので使用は避けた方がベター

 As I mentioned before …

 「言ったよね・・・忘れたの?」的なニュアンスになります。

 相手が失念している場合であれば、再度具体的な内容を明記するか電話などで直接コンタクトすることが望しい。

 As you know …

 「ご存知の通り。。。」受信者が既に知っている既知情報は敢えて記載しない。

 Will that be Okay …

 特に期限などの確認の際には使用は避ける。プロフェッショナルな表現とは言えない

印象・感情の伝達表現は不要

 I completely understand how you feel …

 受信者と同じ状況に送信者であるあなたが経験したことがあるのであれば、I’ve gone through with the same situation at … などのような表現に変えて使用する。

 経験したことがないのであれば、使用そものを避ける

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外資転職PONGの英語メールの総まとめ

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外資にせっかく転職したのに、コミュニケーションがうまく取れないために損している日本人は多い。

逆に、コミュニケーションを円滑に取れるヒトはなにもかもうまくいく。

ポイントは、相手への配慮。

気分を害するんじゃないかと気遣う配慮では決してありません。

時間をいたずらに浪費させない配慮。

この点に気を使っていれば、誤解やミス・コミュニケーションなどは避けられます。

必然的には、まわりのヒトはあなたとのコミュニケーションを積極的にとるようになります。

外資では情報の共有・伝達がアウト・プットであるパフォーマンスを左右します。

いたずらに、無駄な表現は避けて直接的に情報伝達する習慣を身につけましょう!

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