英作文

英語のビジネスメール 日本人が必ずやる10の間違いとおススメの対策

外資のビジネスメール

リモートワークになり、メールやチャットでの会話も多くなりませんか?

実は、日本人の多くが英作文が苦手だというデータがあります。

Test and Score Data Summary for the TOEFL iBT Testsが開示している2017年版のアジアの国別データによると、”writing”  に関しては、日本はアジア29か国中28位。

TOEFL_iBT_2017

出典: ETS 2017 Test and Score Data Summary for TOEFL iBT® Tests

この表から見てもわかるように、そもそも、英文法と日本語文法は異なるため、なかなか、英作文は上達しづらいのかも知れません。

ただ、メールなどのビジネス英作文では、コツさえ覚えればそんなに難しく考える必要はありません。

この記事では、外資の英語のビジネスメールでよく日本人が間違うポイントを10箇所紹介しながら、その対策を解説していきます。

出来るところから、書き方を修正していけば、すぐにネイティブぽい英作文が書けるようになりますよ。

英語のビジネスメールよくやる間違い

writing_1

日本人が英語で文章を書くメールなどでよくやる間違いとして、ワンセンテンスが超長ーくなったり、文章(パラグラフ)のなかに、いくつもの要点を書き込んでしまうため、優先順位や相互関係が分からなくなってしまうケースが多いようです。

このほかには、社内と社外ユーズを混同したり、センテンス自体完了せずに、”.” ピリオドを打って終了させたりしています。

ひどい時には、時制が主節と従属節で不一致なことも多々あります。

例:Manager is out today, because he will be sick.

主節→現在、従属節→未来

など。これらは、すべては簡単なコツさえ覚えれば防げるものばかりです。

なかには、英文法の基礎に立ち返るところもありますが、ほとんどは、簡単な誤解によるものが多いです。

ひとつひとつ、解説していきます。

省略・短縮・略語などの多用

ASAP(As soon as possible)、FYI(For your information)など

社内スタッフのみのメールであれば許容されるが、上司などのマネジャーが送信相手に含まれるのであれば常日頃より避けた方がベター。

理由は、癖や習慣は気を付けていても瞬時には修正できない。

つまり、顧客などへは、”つい、うっかり”略語で送信してしまう危険があるからです。

対策:日頃から略語使用は避ける。

ワンセンテンスが長文の英文

主語がなんであるのか、対する動詞がなんであるのか。特に、修飾句・節を忠実にワンセンテンスのなかに入れ込もうとするあまり、どんどん迷路に入りこむ、理解しがたいセンテンス作成をする方が多い。

日本語の一文を場合によっては分割にして複数センテンスにする勇気も必要。

対策:ワンセンテンス、ワンアイディアのルールで英文作成。もし、複数アイディアをワンセンテンスに含めないといけない場合、カンマを使ったり、箇条書きでまとめるようにする。

オススメ:主語を変えて受動態で作成するとビジネスプロっぽい印象文になります。

Manager will probably postpone the meeting.

→The meeting will probably be postponed.(by the manager は省略)

ポイント:”誰が” を強調せず、”行動” を強調したい場合に使用。特に問題などが発生した場合、誰のせいで本来の結果が得られないかなど、表現する場合は、受動態で行動結果を強調するような表現に変える事が理想。

Aさんのせいでプロジェクトが遅延した場合。

We are already behind schedule because Mr.A wasn’t able to meet his assigned schedule.

→ It is recommended that we meet the final deadline.  Excuses are not acceptable.

【カンマの使用ルール】

① 重文の接続の前で使用。重分とは主語動詞を備えた部分が二つ以上含まれる文。

He showed up, but he came late.

 

② 複数の極が並ぶ時に使用

I like tomatoes, cucumbers, lettuce and broccoli. 

パラグラフ(文章)の内容が理路整然としていない

つい、あれもこれも伝えたいために、複数のワンテンスから成るてんこ盛り文章になりがち。

端的な文章構成にする。ビジネス英作文の場合は、情報を正確に伝える・理解させる・行動に移させる

必要があるため、場合によっては、箇条書きにすることも有効。

英文中に同じことばの不要な繰り返し

Document for the meeting has been distributed, but the document has some missing page.

よくある不要な繰り返し使用。

Document for the meeting has been distributed, but it(省略可)has some missing page.

などのように、簡潔になるように重複する際は省略。原因は、気を使い過ぎているのかもしれません。

読めば、相手も理解できますから。分からなければ、相手は必ず確認してきますよ。

不完全な英文センテンス

Since the deadline for the project is close.

訳:プロジェクトの締め切るが近づいているので。

対策:理由を表す接続を使用する際に、原因と結果を切り離す傾向が多い。

この点に注意して、原因と結果をワンセンテンスに含めて完了させる。

Since the deadline for the project is close, we must come in on weekends.

訳:プロジェクトの締め切るが近づいているので、(私たちは:省略可)週末出勤する必要がある。

理由や原因を表す接続詞には、他の “as” もある。”as”は間接的に補完的な原因・理由を表す。

主節の前、或いは、補足的に主節の後に置くいて使用。

As the deadline is close, we must not waste our time.

締め切る日が近いので、時間を無駄にしてはならない。

We must not waste our time, as the deadline is close.

時間を無駄にはできない、というのも、締め切り日が近いから。

“Since” や “As”以外に、”Because”も代表的な理由を表す接続詞です。

よくある、間違いは、Because S+V. というように、理由文のみでセンテンス完了している方がいるが、文法的には誤り。

主節(結果)because S + V(従属説:理由). の使い方が正しい。

We missed the deadline because most of our member were quarantined.

締め切り日には間に合わなかった。メンバーの多くが隔離されてしまったため。

この場合、becauseの前にpartly, chiefly, only, merely, simply や justなど程度を表す副詞が置かれる事が多い。

The reason is because 〜 

これは、口語(会話)ではOK.ですが、

文語(書き言葉)は避けた方が良い。

英単語の綴りの誤り

PCやスマホでメールやドキュメント作成をしている場合は、オートで修正してくれる場合が多いので問題はあまり発生しない。ですが、無意識のうちにオート修正されずに完了させてしまうケースもあるので注意が必要。

(誤)recieve → (正)receive

可算名詞や不可算名詞の誤法

特に、ビジネス場面では、数えられない名詞を多く使用されています。誤って、複数形表記しないように注意。

不可算名詞:information(情報), progress(進捗), news(ニュース), money(お金), machinery(機械類)

集合名詞(不可算名詞 単数扱い)

Staff(従業員), work(仕事) などは通例として、1つのまとまりの単数扱いで、後続の動詞に ”s” をつける

抽象名詞(不可算名詞 単数扱い)

Experience(経験) 程度の多少を表すとき much, any, some, (a)littleで表示する

Advice(アドバイス)程度の多少を表すとき a piece of advice

Progress(進捗)steady progress などの形容詞+抽象名詞では、一般的には冠詞 ”a” がつくが、この場合は例外で ”a” はつかないので注意。She is making steady progress in analyzing stock market .

Customerは可算名詞

We have more customers visiting our web site this month.

訳:今月は、より多くのお客様が当社のWebサイトにアクセスしています。

定冠詞や不定冠詞の不使用

不定冠詞 “a”, ”an” や 定冠詞 ”the” の不使用はセンテンスを読む上で非常に混乱します。

対象が特定されている場合は、”the”、逆に、はじめて話題にする対象であれば、”a” や “an” を使用。

使用する際の位置にも注意。

一般的な語順:冠詞+副詞+形容詞+名詞

例:That is a very good point.

それは、良い指摘だ。

時制の不一致

英語での時制は非常に重要。

特に、出来事の発生順序を理解するために正確な時制表記はMUST。

主節の動詞が現在・現在完了・未来のとき

時制の一致は行われずに、従属節は内容に応じてそれぞれの時制を用いる。

(現在)Manager expresses

(現在完了)Manager has expressed

(未来)Manager will express

上記の主節に続く従属節は内容により以下時制が用いられる。

team is excellent.

team was excellent.

team has been excellent.

team will be excellent.

team had been excellent

主節の動詞が過去・過去完了のとき従属節の時制が

現在→過去に変える

(例)Manager knows you are busy.

主節(Manager knows の時制を過去にすると)

Manager knew you were busy.

従属節(you are busy)の ”are” → ”were”になる

日本語と同じ文法の英文

これは、英語学習者の初期によく間違うケース。

思った日本語文をそのまま、英単語に当てはめて英作することから起こる。

彼は昨夜遅くまで働いた。

He last night late worked.

→he worked late last night.

対策:英語の5文型をきっちりと理解把握しておく。

(第一文型)S+V

(第二文型)S+V+C

(第三文型)S+V+O

(第四文型)S+V+O1+O2

(第五文型)S+V+O+C

外資の転職PONGのまとめ

writing_dont_give_up

英作の上達は、やはり、日頃からメールなど書くこと。

筋トレと同様ですが、一番上達方法は、ネイティブなど他人のメールを見て学ぶことです。

信頼できる上司、同僚や友人などが実際使っている表現からマネできる表現を積極的にマネで自分でも使ってみる。

使えば、覚えますし、とっさの時にも自然に出てきます。

あきらめずに、コツコツと書いていけばすぐにビジネスプロっぽい文章に必ずなっていますよ。

また、英字情報などの表現も有効ですので、積極的に取り入ることもオススメします。

Stephen Pong

外資系企業への英語面接サポート・サービス

外資系企業への英語面接サポート・サービスで不安を解消しましょう!

stephenpong.com では、おひとりおひとりに合わせて

英語面接のサポートをレジュメの作成段階から致します

 

自分で用意した英文レジュメはこれでいいのかな?

英語面接の質問とその答え方はどう準備したらいいの?

英語の面接に不安を感じる、練習したい?!

これらのお悩みをすべて解決します!

まずは、お気楽に下記フォームからご相談ください!





 ごく稀に、返信メールがお客様の迷惑フォルダに紛れ込んでいる場合がありますのでご注意ください。