Business Communication

コンプライアンスを意識した英語でアポを取る電話の掛け方と受け方

【ビジネス英会話】電話でアポイントの取り方解説

英語で相手先企業に電話などをかけてミーティングなどのアポを取り付ける必要があるとき、悩んだことってないですか?

実は、会話の大まかな、『ながれ』さえ、知っておけば、全然簡単です。

ただし、コンプライアンスを意識した掛け方や受け方でないといけませんよね。この記事では、アメリカの企業で働いた経験から実践的な英語のビジネスフレーズを紹介したいと思います。

記事では、まず『①電話受付の担当者との会話』→『②転送中に過って切れてしまって再度掛け直した場合』→『③当該部署とは異なった部署に繋がったときの会話』→『④当該部署に繋がったときの会話』→『⑤本人と直接話すときの会話』と、順に説明していきますので、実際、皆さんが経験するであろう会話は全てこの記事で網羅されます。このなかで、飛び込み営業などの電話をかける場合や掛かってきた場合などの対応方法も解説しています。

なので、この記事を読み終えたら想定外の場面はないと思っていただいても良いですよ。

即実践いただけるフレーズばかりです。

ここで、紹介するフレーズをぜひ一度使って見てください。

英語でアポを電話で取るときの表現

【ビジネス英会話】電話でアポイントをとる

①電話受付担当者との会話

まず、相手先企業に電話します。ここでは、トリプルA証券のスティーブン・パープルがQPR投資のジェニファー・イエローにアポを取る場面を想定します。

かけて、つながると、相手の電話受付が最初に

“QPR Investment, How can I help you?” と言います。

すると、あなたは、

“This is Stephen Purple from Triple A securities. Would you please connect me to Jennifer Yellow in the Marketing Department please?”

このとき、間違った会社に繋がった場合(かけ間違い)の応答フレーズを紹介します。

(つながって、電話受付が)”XYZ Design, How can I help you ?” と言われて、間違った先にかかったことを認知すればー

“Oh, excuse me I called the wrong number.”

確認したい場合は、

“Is this 212-AAA-AAAA”

などと、番号そのまま行って見てください。すると、相手の受付担当者が正しいか誤っているのか

教えてくれます。

正しい、番号にかけ直して、繋がった場合。

まず、相手が

“QPR Investment. How can I help you?”

ここで、用向きを言ってください。

具体的な名前を知っている場合

“I’d like to speak to Jennifer Yellow”

具体的な名前と部署名まで知っている場合

“I’d like to speak to Jennifer Yellow in the Marketing Department.”

もし、担当者名がわからなくて、単に、例えば、マーケティング部の誰かと話したい場合

“’I’d like to speak to someone in the Marketing Department.”

などと言えば良いです。

ただし、この場合、用向きを聞かれる可能性があるので、回答は事前に準備

した方がいいですね。

例えば、(1)電話先の会社がクライアントになる(御社の製品の売り込み先として検討している)場合、(2)電話先会社がベンダーになる(電話先会社からみて御社がクライアントになる)場合とでは、各々、主従の関係が異なります。

前者(1) “We’re looking for a potential client who might want to consider our product or service and came across to know your firm. Hopefully to discuss about an extension of relation. ”

後者(2) “We’d like to know more about your product or service. Hopefully to discuss about an extension of relation.”

このとき、マーケティング部の部長などのように責任者と話したい場合は、正直、そう言わない方が良いですよ。電話の受付担当者必ず用向きを聞きます。

“What is this regarding ?”

なとど、尋ねますので、無駄な時間と説明を強いられます。

なので、サクッと、’d like to speak to someone in the Marketing Department.

②転送中に誤って電話が切れてしまった場合

電話が切れて再度掛け直す場合:

“Sorry, I got cut off.” “Would you please reconnect me to Jennifer Yellow In the Marketing Department ?”などと、言えばいいです。

③担当部署とは違う部署にかかった場合

まず、違う部署につながり、その部署の誰かと話すことになるので、

“Excuse me, is this Marketing Department ?” と、まずは確認しましょう。その上で、

正しければ、”May I speak to Jennifer Yellow ?”などと、言えばいいですが、

もし、万一、異なる部署に繋がった場合、

(あなた)“Excuse me, is this Marketing Department ?” →(相手)”No, this is Sales Department.”→(あなた)”I was supposed to be connected to Marketing Department. Would you kindly connect me to Marketing Department ?” と言えばいいです。

④担当部署につながった場合

(あなた)“Hello, is this Marketing Department ?” →(相手)”Yes, it is.”→(あなた)”This is Urashima Taro speaking from Ryugujo Company, may I speak with Jennifer Yellow ?”と言えば、いいですよ。

もし、彼女がお休みの場合、

(相手)”She’s off today.” 又は、”She’s in a meeting at the moment.”というので、その場合、折り返しの電話を求める場合は、(あなた)”Can I leave a message ? Would you tell her to call me back ? My number is 212-AAA-AAAA.”→(相手)“Sure.”

多くの場合、Jennifer Yellow の電話につながりボイスメッセージを聞いた後、あなたのメッセージを残すことができるのでここまで気にする必要はないかとは思います。

⑤本人と直接話すときの場合

そのまま、要件を元に話してください。

別な会社に電話をかける場合

【ビジネス英会話】電話でアポイントをとる_2

別な会社に電話をかける場合 ―

1.
This is [あなたのなまえ] + [あなたの会社名] .
May I speak to [相手のなまえ] + [相手の部署(知っていれば)] .

今回のシーンでは、スティーブンはジェニファーの名前をはっきりと伝えた
が、もし、相手先の担当者の氏名などが不明の場合、オペレータは電話の要件を尋ねることがあります。

What is this “regarding”(or “reffering”) ?
でしょうか/どのような/これは要件?/

その場合に備えておく必要があります。

2. レストランなどに予約を入れる場合は

make a reservation at [日時] for {人数} under {予約するひとの名前}.
の順番となります。

国によっては、喫煙席と禁煙席の指定できるる場合もあります。
その場合は、smoking seat please または、non smoking seat please といいましょう。

まとめ

【ビジネス英会話】電話でアポイントを取り付ける_3

以下の各場面ごとで話す内容が異なることを念頭に再度確認してもらえたらと思います。

① 電話受付の担当者との会話

② 転送中に過って切れてしまって再度掛け直した場合

③ 当該部署とは異なった部署に繋がったときの会話

④ 当該部署に繋がったときの会話

⑤ 本人と直接話すときの会話

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