社内で交わされる会話のなかで一番難しいのが、断るときの表現。
社内である以上、明日も明後日も毎日顔を合わせます。
できる限り、相手の気持ちに悪く思われたくないようにしたいのは、日本人特有。
ですが、ビジネスでも日常でも、相手にハッキル断る必要も時にはあります。
日本人の苦手な断り方について、
判断基準と断り方の場面別の注意点とフレーズについて解説します。
すべて、わたしがいままで経験したり、教えらりたりしたことを元に解説しています。
目次
“No” の判断基準をつくる
日本人に限らず外人もそうですが、”No” が言えないくいヒトがいます。
そのようなヒトに共通して言えることは、「判断基準が複数ある」と、いうこと。
- 失礼にあたるかもしれない
- 関係をギクシャクさせてしまう
- 断ると、自分だけ仲間はずれにされる
- 悪いことをした気分になる
このような、ことが頭の中を廻り、判断を鈍らせ、結果、言いたくない “Yes” を言ってしまう。
では、どのような判断基準が望ましいのか？
コミットメントの優先順位を基準にすればいいんです。
ヒトはみな24時間しかありません。
そのなかで、大半は仕事の時間で割り当てられています。
仕事以外でもさらに色々と「しなければならない、したい」ことが山のようにあります。
ここで、重要なことは、「しなければならない、したい」はすべて、あなたの貴重な24時間を費やすことになります。
- 友達と会う
- 彼氏・彼女と会う
- 疲れた体を休ませる
- 家族と過ごす
「やらなければならないこと・やりたいこと」この優先順位を基準に “Yes”・”No” の判断をすれば楽に “No” を言う根拠が出来上がります。
あなたが、相手に “No” が言いにくいのは、根拠が曖昧だから。
判断基準を複数同時に持ち合わせていると、判断しにくくなり、判断そのものが、ゆらいでしまいます。
そして、もうひとつ重なポイントがあります。
ひとつひとつの、「やらなければならないこと」＝「コミットメント」です。
「コミットメント」は「生産性」と関連しています。
Too many Commitments, reduces your Productivity
つまり、なんでもかんでも”yes” で受けると、ひとつひとつの”yes”の生産性が落ちるということ。
自然に “No” が言える伝え方
いきなり、上手に断れるヒトは相当なヒト。ほとんどのヒトはやはり、関係がギクシャクすることを考えたりして、即答はできません。
場面場面での断り方にもコツはあります。
ここでは、自然に “No” を言える方法と具体的な断り方について解説します。
日頃から、自宅で練習
日頃から練習することは、いざというときに役に立ちます。
逆に、日頃から練習していなければ、状況は変わりません。
練習することで、自然に口からでるようにもなります。
ここで、紹介するフレーズを日頃から練習しておくことをオススメします。
“No” の理由は控えめに
正直に判断基準に基づいて、「いま、急ぎの案件をする必要がある」などのように、最低限の理由だけ伝える。
相手によっては、首を突っこんでくるヒトも出てきます。
Forgive me, I can’t make it.
I’ve got something else planned.
“I’m sorry” は決して使用せず
日本人の口に既に馴染みすぎているフレーズに”I’m sorry…” があります。
相手に違うメッセージを伝えてしまいます
ですので、“Forgive me …” と、いうフレーズに変えましょう。
同時に、”No” の返答に「謝り」を添えることもやめましょう。
“I’m sorry…” を使うと、口から離れなくなります。
常に誰に対してもいいヒトにはならない
あなたは、まわりのすべてのヒトを喜ばすために生きているのではありません。
あなた自身とあなたの家族の幸せを願うことが生きる基準です。
時には、周りのヒトに、”No” を伝えることで、いやな思いをさせることも受け入れる必要があります。
I totally understand how you feel.
But I have to say no.
I need to keep my productivity to an acceptable level.
If I take it, I’ll fail to keep it.
“I’ll get back to you”・”Let me check my schedule.”
相手に期待を持たせるので、予定さえ合えば、”Yes”をいう場合以外は絶対に使わない。
このほかに、”Let me get back to you ….”
I’m afraid I can’t.
I have another urgent task to do.
頼まれそうな予感がする時は、事前に予防策を講じておく
備あれば、憂いなし
I’m tied up with …
I don’t think I can stay here until the end, I have to finish A, B and then C…..
I have to meet with Mr. Ms. A to discuss ….
上司への“No” は作戦が必要
上司の期待に応えたいので、頼まれごとを断るのに勇気が必要。
重要なことは、コミットメントの優先順位。
すべて、コミットメントの優先順位を元に判断すること。
このとき、あなたが、覚えておくといいフレーズは、
If I can have someone do A, I will be able to do …
if you can assign someone to do B, I will be able to ….
あなたが、そろそろ、覚えることは、一度受けたコミットメントを誰かに”させる” スキル。
キャリアアップの過程は、まずあなたが仕事で成果をあげる。
次の、ステップは、誰かに仕事を任せる。
そして、誰かに、成果を上げさせる。
この過程であなたは、成長していきます。
ですでの、上司からの頼まれ事は、いつ頼まれてもいいように、”No”の準備はしておきましょう。
外資転職PONGのまとめ
外資は個人の実力主義と思われがち。
確かに、間違ってはいませんが、正しくは、チームというフレームワークのなかでの個人の実力が求められています。
チームである以上、互いにプロとして仕事をしていく中で、重要なことは、 “Yes・No” をハッキリとさせること。
明確に伝える意思表示のスキルは重要。
このときの表現も場面によって異なります。
ぜひ、ここで紹介したフレーズを日頃からご自宅などで練習して、瞬時に反射的に口から出るようにしておくことで、無駄なストレスを背負う必要はなくなります。
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