社内で英語のビジネスメールで苦労されたけいけんはありませんか？
友達同士のチャットとは違い、社内のビジネス英文メールとなると
いろいろと大変です。
書いた内容で正確に伝わるのかどうか。
ちゃんと、理解してもらえるのかどうか。
など、いろいろと悩むところです。
ビジネスメールのルールは受信したヒトに配慮できているかどうか。
ここが重要です。
例えば、“Urgent（緊急）”という単語を件名である、Subjectで使用したとしましょう。
すると、受信したヒトは、何事かと思うに違いありません。
内容が本当に緊急性のある内容であればいいですが、例えば、提出した資料に誤りがあるので「至急訂正して欲しい」といった内容であれば、
（１）今すぐ、訂正して、今すぐ提出しなおして欲しい。
（２）訂正して、提出しなおして欲しい。
では、時間的な緊急性が異なります。
（１）であれば、“Urgent（緊急）”の使用はまだ受け入れられます。
ですが、（２）の場合であれば、“Urgent（緊急）”の使用はかえって受信したヒトを混乱に陥れさせます。
さらに、受信したヒトがいま着手しているタスクの手を止めることにもなります。
ちょっとしたワーディングですが、英文メールにはこのような受信するヒトに対する配慮が必要です。
英文ビジネスEメールの構成ルール
メールの構成は、
- 件名 [Subject]
- あいさつ句 [Opening Salutation]
- 本文 [Body]
- 結びの句 [Closing Salutation]
の４つの部分から構成されます。
それぞれに、ルールがあります。
件名 [Subject] のルール
件名は本文内容をひとこと・ワンフレーズでまとめた表記をすることが望ましいです。
また、指示や依頼を相手にする場合は、動詞を使用します。
Update required：３Q sales report
このように記載することで、件名のみを見た受信者は内容を読むまでもなく、何についてのメールかが瞬時に理解できるようになります。
件名の表現はこのように行なっていきます。
あいさつ句 と 結びの句 のルール
書き出しのあいさつ句は、イギリスとアメリカでは異なります。
内容がビジネスフォーマルであれば、
イギリス英語：Dear Mr.Thompson,
アメリカ英語：Dear Mr.Thompson:
お分かりのように、カンマで終わるのがイギリス英語でコロンで終わるのがアメリカ英語です。
ところが、形式ばっていないインフォーマルなビジネスメールになれば、
ともに、Dear John,
などのように、カンマで終わらせます。
今回紹介するビジネス英文
フォーマルなあいさつ句に応じて結びの句も変えます。
ビジネスフォーマルな挨拶句であれば、結びの句は
Sincerely yours,
インフォーマルなあいさつ句であれば
Best,
などのように使い分けます。
本文 [Body] のルール
本文（Body）は場面により、構成は変わりますが、ポイントは結論ファースト、理由セカンドです。
例えば、仕事でミスを犯した・失敗したことを上司に報告するようなとき、
重要なことは、報告のみを行うのか、施策を含めるのかによってメールの構成が変わります。
上司に「○○で失敗しました、ミスしました。」などと、結果報告するのではなくて、
「○○で失敗しました、ミスしました。ですが、□□で対応できますが、良いでしょうか？」と、ミスに対する対応方法や施策も併せて伝えるようにすると外資では評価されます。
ですが、内容によっては上席の指示を待つ必要もある場合があります。
この点の切り分けはケースバイケースで判断しますが、日頃のチームリーダーや上席とのコミュニケーションを円滑にすることで事前に対応策について決めてくことをオススメします。
【注意点】真摯なことばで謝罪の意思を伝える。このときの注意点は○○してゴメンなさいではなくて、企業や組織の信用などを毀損させたことに対する謝罪の意思を伝える姿勢がポイント。
本文でのファーストセンテンスで事実を伝え、あとに背景理由を追記。最後に対応策などを追記する。
つづく段落で反省的な文言で残しながら最後に理解してもらえることに感謝するの一文で終わらせる。
【ファーストセンテンスの定型フレーズ】
例：Let me bring this to your attention.
訳：お知らせしたいことがあります。
【件名】
Error report: Sent wrong document to a different client.
【書き出し】
Dear Mr. Kentucky:
【本文例】
I would like to bring to your attention that I’ve mistakenly sent the wrong document to a different client. Although managing multi-task since this morning, I do not have any excuse for this mistake.
I tender my unreserved apologies for this error.
I understand how this could be a serious issue. I will do my very best to ensure I recover the trust we’ve been building.
I am already on my way to apologize to each of these firms.
Thank you for your understanding.
【結び】
Sincerely,
Fried Chickenovsky
Manager, Document Management Team
Mistake & Handle Information Technologies Inc.
Phone number / e-mail address
Corporate Site URL
Corporate Address
【補足 件名の類例表現例】
[Error Alert: 〜（エラーアラート：）], [Urgent Notice: 〜（緊急のお知らせ：）], [Important Notice: 〜（重要なお知らせ：）]などの表現もあります。
＊＊【日本語訳】＊＊
【件名】
エラー報告：別のクライアントに間違ったドキュメントを送信しました。
【書き出し】
ケンタッキー様
【本文】
誤って別のクライアントに間違った文書を送ってしまったことをご報告します。朝からマルチタスクをこなしていたとはいえ、このミスは言い訳できません。
このような事態を招いたことをお詫び申し上げます。
これがいかに深刻な問題であるかを理解しています。これまで築いてきた信頼を回復するために、私は最善を尽くします。
すでに、それぞれの会社に謝罪に伺っております。
ご理解いただきありがとうございます。
【結び】
こころより
フライド チキノフスキー
マネージャー ドキュメントマネジメントチーム
ミス・アンド・ハンドル・インフォメーション・テクノロジーズ社
電話番号 / メールアドレス
企業公式サイトURL
会社所在地住所
まとめ
ビジネスEメールには様々なルールがあります。
ポイントは、受信したヒトが悩むことなくスムーズにアクションがとれる表現と内容にすることです。
より詳しく解説した書籍がありますので、そちらも紹介しておきます。
ぜひ、参考にして職場での英文ビジネスメールの不安をなくしてください！
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