英語会議 進行の実技と裏技を英語フレーズと英文メール例を使いながら解説していきたいとおもいます。
MIT Sloan Management に興味深い記事が掲載されていましたので紹介します。
記事によると、会議は、チームの成功、イノベーション、創造性、そして個人の健康状態やストレスに多大な影響を及ぼすと指摘しています。
メールやチャットでも代用できる意味のない会議は、チームや個人の健康状態やストレスに多大な悪影響を及ぼすということです。
会議時間のうち、効果的で、うまく活用されている割合はわずか50％程度だという調査結果もあります。
リモートになれば、さらにこの数字は下がります。
そもそも、その会議は必要なのか？
著者：Graham Allcott・Hayley Wattsの著書 How to Fix Meetingsでは
40-20-40の法則
を紹介しています。
会議そのものに、注意力の20％を使い、残りは、準備と会議後のフォローに使うことを勧めています。
体感的に日本では、準備10％、会議後のフォロー10％ 会議そのものに80％のエネルギーをつかっているような気がします。
目次
日本人の知らない英語会議の落とし穴
英語会議には日本人の知らない落とし穴が２つあります。
非常に大切なお話なのでここで紹介しておきますね。
落とし穴 その１
まず、ひとつ目が、存在感をしめす絶好のチャンスだということに気付いていない日本人が多いです。
外資では同じような実績をあげても昇進するひととしないひとがいます。
ちがいは単純、存在感があるかどうかきまります。
存在感が明確になるのが会議。
革新的でイノベーティブなアイデアは無関係で不要です。
落とし穴 その２
むずかしい案件の会議をうまく進行させられると、昇進のチャンスがふえます。
より難しい案件がまかされるようになり、権限が広がります。
英語会議にはこの２つの落とし穴があることを覚えておきましょう。
英語会議の進行を制する者はキャリアを制するということです
でわ、具体的に英語会議を進行させるための実技と裏技について解説していきます。
英語会議の進行役 裏技篇
英語会議をうまく進行させているヒトたちには共通点がいくつかあります。
実はみんな実践しているコツのような裏技があります。
実践することでキャリアのはしごを登っていくことができるのです。
どれも、いまからでも始められるのでぜひ取り入れてみてください。
英語会議 進行役の裏技その１
会議実施を実施するかどうかは基準に照らし合わせて決めています。
実施の判定基準は３つ
議題が情報のアップデートである
この場合、会議を実施する意味はありません。メールやドキュメンの共有で代用できます
重要な意思決定者が不在な会議
この場合、意思決定者が参加する会議にリスケしましょう
フィードバックが主要な議題の会議
これもメールやドキュメントで共有可能です。実施する必要はありません。
この３つの判定基準にあわせて判断してみてください。
みんなの貴重な時間を浪費することなく円滑に情報共有できます。
英語会議の進行役の裏技その２
会議を実施する場合には注意してほしい点があります。
それは、参加者の呼びすぎは避けるということです。
無駄な作業が増えます。
スケジュール調整
メール確認
会議後のフォロー
すべて、会議後の議事録共有で対応するようにしましょう。
英語会議の進行役の裏技その３
会議ではアジェンダが重要な役割をします。
みんなこのことを衆知しています。
ですが、アジェンダと同様に重要なものがもうひとつあるのをご存知でしょうか？
それがObjective and Context（目的・背景理由 略してOC）です。
会議では重要なことはゴールだけではありません
なぜ、そのゴールを目指すのか？
この背景理由の理解が実は重要です。
理解できるていると、発言や着想の方向性が定まります。
より濃密で高品質の会議を開催することが可能になります。
つまり、アウトプットが濃密で高品質になるということです。
アジェンダはゴールへの手順書でしかありません。
アジェンダとOCは異なります。
この背景理由を参加者全員に共有しておくことが会議の品質に欠かせません。
参加者にメールなどで事前共有しておきましょう。
事前にOCを共有したら、つぎにアジェンダを共有します。
くれぐれも、同じメールでOCとアジェンダは送らないようにしましょう。
かならず、別メールでおくるということです。
同じメールでおくると、アジェンダは確認するが、OCは確認しないことが圧倒的に多くなります。
英語会議の進行役の裏技その４
事前にコンセンサスを集約しておくこともときには重要です。
会議の進行効率があげられます。
もちろん、「会議のための会議」ということで否定的になる方も多いです。
ですが、会議の内容によっては効率をあげるために活用することもありです。
そのためには、事前に１：１を実施しておくことが重要
この場合はキーパーソンと実施することがコツです。
メールでカジュアルミーティングの提案をしてみましょう。
英語会議の進行役 実技篇
実際、英語の会議を開催するとなると進行役にはさまざまな点に注意する必要があります。
ちょうど、いろんな方向に進もうとする鵜を手綱をひきながらひとつの方向に導く鵜匠のような技術が求められます。
つぎ、実技篇です。
さまざまな場面で求められる英語のフレーズを紹介していきます。
実技その１
会議の冒頭でのあいさつとアジェンダ確認の言い回し
Hello, and welcome, everyone.
I’m Jennifer Austin, and I will be hosting this meeting.
The purpose of today’s meeting is to discuss …
The goal for today’s meeting is to devise a solution for …
The objective of the meeting is to examine …
急遽決まった会議の冒頭でのあいさつとアジェンダ確認のフレーズ
この場合、急に決まった会議に参加してくれたことへの感謝からはなし始めます。
Thank you all for coming at such short notice.
I’m Jennifer Austin, and I will be hosting this meeting.
We have a number of important matters on the agenda today.
So let’s start with item number one.
実技その２
参加者に自己紹介をしてもらうときのフレーズ
【リモート】国内外の複数支店からの参加者が多い場合
Let’s start with a quick round of introductions.
Name and office will be suffice.
Why don’t we start from …
Could we start by getting everyone’s name and location?
指名して自己紹介をはじめてもらう場合
Let’s start with Los Angelas.
All right Anette, would you start us off in a round of introductions?
社内の複数部署の参加者が出席するような会議で自己紹介してもらう場合
Could I get everyone briefly introduce themselves?
All right Marketing, could you start us off in a round of introductions?
自己紹介がおわったあと、アジェンダに移る場合
Now that everyone knows who’s who, let’s get started…
The first item on the agenda that we need to discuss today is…
Let’s look at the first item on the agenda.
First, let’s talk about …
Let’s start with item number one.
実技その３
会議を一部のヒトたちに主導させないときのフレーズ
この場合、会議の冒頭でグラウンドルールを周知しておきます
Hello, welcome everyone, thank you for attending.
I’m Jennifer Austin and would be hosting this meeting.
Before we begin, let me inform you several ground rules that I’ve set.
“Today, I’d like to collect as many ideas and contribution from all of you.”
“So, I’d appreciate if you can encourage others to speak.”
名指しはしないように注意しましょう。
実技その４
新卒・転職まもないヒトへの発言促すときのフレーズ
事前にメールで促しておきましょう
新卒者へのメール
Alan, I understand that you’re a newly joined graduate.
I would encourage you to first contact your team leader or your team manager to check your expected role for the meeting.
If you are unaware of your “role,” you won’t be able to contribute.
Please check your role and try to add value to the meeting.
I’m always on your side.
Jennifer Austin
Vice President
Product Development Team X
転職間もないヒトへのメール
James, I understand that you have just joined the firm.
But your experience is an asset to the team.
It would be helpful for the entire team if you can share your knowledge during the meeting.
Please don’t ponder, naturally tell us what your thoughts are.
I’m always on your side.
Jennifer Austin
Vice President
Product Development Team X
会議中に発言を促す場合のフレーズ
“We’ve heard lots of good discussion. I’d really like to hear thoughts and feedback from everyone.”
“Casper, not to put you on the spot, but would you please share what
you’ve been thinking?”
“We haven’t heard from Carol yet …”
実技その５
議題から外れないように進行する
議題に無関係な意見などはホワイトボードにいったん記載してから本題にもどるようにします。
“Virginia, I think that’s a great idea.
Let me write it on the white board and discuss some other time.
Let’s get back to the agenda.”
“That’s a good discussion, but its off-topic.”
実技その６
会議のまとめ、アクションポイントや見逃しポイントの確認
担当者や役割が決まっている場合は必ず「名前」を呼び上げることが重要です。
“Let’s go through with what we’ve decided.”
“Alex, you’re responsible for [action point XYZ], can you have these finished by next week’s meeting?”
“Paul, before the next meeting, I want [action point ABC] completed so that we can discuss the results.”
“Kim, by the next meeting, can you have [action point PQR] in progress?”
未決定の事案・確認漏れなどの場合についてのフレーズを紹介します
“Just to reconfirm, Agenda [number] has been undecided. Am I right?”
“Agenda[number] is an open issue.”
“Are there any issues that we forgot to cover?”
実技 その７
議事録に関連するメールと言い回しフレーズ
簡潔にまとめてもらうことがポイントです。
この場合、事前にメールで担当者に依頼します。
Hi Frank, can you take minutes for the upcoming meeting on M/D?
Agenda and OC’s are here.
Template for minutes are here.
Before circulating, it when done, please have Thomas and myself check it.
If in case you have any questions, please forward it to Bob Wall.
Thanks
Jennifer Austin
会議冒頭で議事録を誰が作成するのか周知する際のフレーズを紹介しておきます
“Everyone, Frank will be taking the minutes.”
“He may ask you for additional clarification during the meeting, so please help him out.”
会議で必要な追加説明の対象は２つ
発言内容が不明な場合
タスク担当者や期限が不明瞭な場合
発言内容が不明な場合
名指しで確認します
・“Andrew, could you please clarify…?”
・“Heather, I’m not sure I understood what you mean by…”
・“Marian, I’m sorry, I didn’t quite follow what you mentioned. Would you please rephrase it again?”
タスク担当者や期限が不明瞭な場合
・“That’s a good idea!” “Who’s going to be in charge?”
・“By when are we going to finish the development?”
・“We need to assign a task manager for that.”
・“In what form are we going to provide?”
実技 その８
つぎのアジェンダに移る場合や、さらに追加で議論が必要な場合のフレーズについて紹介します
つぎのアジェンダにうつる場合
・“Let’s move to the next item.”
・“Let’s move to the second agenda.”
・“Let’s move on to the next one.”
最後のアジェンダにうつる場合
・“Now we’ve come to the last agenda.”
・“Let’s move to the last agenda.”
指定したアジェンダに戻る場合のフレーズ
・“Moving on, let’s take a look at item [number] on the agenda…”
・ “Let’s return back to agenda [number].”
・“Let’s re-discuss agenda [number]. I think we forgot to check the cost.”
・“Let’s move back to agenda [number] for a minute.”
実技 その９
議論をまとめる場合のフレーズ
ポイントは、だれが、いつまでに、なにを、どのように 担当するのかを明確にすることです
・“In summary, we’re going to …”
・“This is what we’ve agreed on …”
・“We’ve decided to …”
・“Let me go through with action plan.”
・“Task A is assigned to Alex. He’ll finish it by M/D in the form of Excel.”
実技 その１０
必要に応じて、他の部署とも情報共有することもビジネスジャッジです
場合議事録を転送共有する場合
メールで共有する場合の例文を紹介します
Hi Linda,
We had a meeting regarding XYZ, and came up with some valuable thoughts.
I thought I should share the outcome with your team.
Interesting points are:
A:MRR doubled QoQ, despite promotion
B:LTV showed a minor decrease
C:CAC showed an increase
Details of the meeting is in the Minutes
Hope it helps
Jennifer
ポイントは議事録の内容共有が有益だとわかる内容をメール本文に簡潔記載
実技 その１１
会議後のアクションポイントの状況確認についてのフレーズ紹介です
ツールやアプリへの更新を促す場合と、メールによる報告を依頼する場合とがあります
ツールやアプリへの更新を担当者全員に一斉にメール依頼
Dear All,
For those who haven’t updated your allocated task please do so by no later than Day/Time.
Thank you
Jennifer Austin
Vice President
Product Development Team X
Dear All,
Please update your assigned task to the system by the end of the Day.
Thank you
Jennifer Austin
Vice President
Product Development Team X
Dear All,
Please revise your task status to the system by the end of the week.
Thank you
Jennifer Austin
Vice President
Product Development Team X
ツールやアプリへの更新を担当者に個別にメール依頼
Dear Romeo,
It would be helpful if you could update your assigned task to the system by Day/Time.
Thank you
Jennifer Austin
Vice President
Product Development Team X
Dear Alejandro,
Please update your allocated task by the end of the day.
Thank you
Jennifer Austin
Vice President
Product Development Team X
Dear Joe,
Have you updated the status of your assigned task to the system?
If not, please do so by the end of the week.
Thank you
Jennifer Austin
Vice President
Product Development Team X
メールによる更新報告を担当者全員に一斉にメール依頼
Dear All,
Please send me your task status via mail today.
Thank you
Jennifer Austin
Vice President
Product Development Team X
Dear All,
For those who haven’t reported your task status, please send me via mail today.
Thank you
Jennifer Austin
Vice President
Product Development Team X
Dear All,
Please be alerted that task status report is due today.
For those who haven’t, please send me via mail.
Thank you
Jennifer Austin
Vice President
Product Development Team X
メールで更新報告を担当者に個別にメール依頼する場合
Hi James,
Please send me your task status it’s due today.
Thank you
Jennifer Austin
Vice President
Product Development Team X
Hi Cathy,
I’m writing this email to alert you that report on task status is due today.
Please send me when you’re ready.
Thank you
Jennifer Austin
Vice President
Product Development Team X
まとめ
英語会議の進行を制するものがキャリアも制します。
今回紹介したフレーズを参考にぜひ英語会議をマウントしてください！
Stephen Pong
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